Етапи при планиране и организиране на сватба

Планиране и организиране на сватба

 

  1. Определете бюджета си

Първата и най-важна стъпка при организирането на една сватба е имено – определянето на бюджета. Седнете с половинката си и обсъдете колко бихте могли да отделите за Вашата сватба. Разбира се тук възниква въпроса „Колко струва една сватба?“. Отговорът на този въпрос е във Ваши ръце.
Попитайте родителите си дали ще поемат част от разходите Ви за сватбата – това е важно да се знае от самото начало!
За определяне на бюджета може да попитате ваши приятели, които вече са минали по този път или да се обърнете към профисионалистите, за да Ви ориентират.

 

  1. Определяне на идеите за сватба

Поговорете с половинката си какъв тип сватба искате да организирате – искате ли церемония , каква да бъде тя (традиционна в ритуална зала или изнесена), църковен брак (в църква или изнесен или в друг ден), дали искате традиционно сватбено тържество с вечеря или искате Сватбено парти тип коктейл или барбекю или може би ‚Малка‘ сватба на някоя екзотична дестинация?
Важното в тази стъпка е да бъдете реалисти. Говорете за това, което можете да си позволите. Имайте предвид също , че и времето за организация също може да бъде във Ваша полза и да даде отражение на Вашият бюджет. (Сватбена агенция Eventbg предлага и разсрочено плащане –> вижте тук).
Приоритизирайте важните неща – Дискутирайте със своята половинка кое е важно за всеки от Вас. За един Фотографиите са най-важното нещо , за друг програмата за вечерта, а за трети това може да е украсата и локацията. След като посочите най-важните за вас акценти на сватбата ще сте наясно как да разпределите точно бюджета си, като вложите повече пари в приоритизираните неща и спестите от другите. И все пак…не забравяйте …НАПРАВЕТЕ ТЪРЖЕСТВОТО ЛИЧНО И УНИКАЛНО!

 

 

  1. Определете датата и направете списък с гости

Решето коя част от годината харесвате и кога искате да се ожените. Ако имате специална дата или числа, които вярвате , че са ви на късмет – използвайте ги! Ако нямате такива можете да потърсите в интернет ‚Щастливи дати‘ за сватба или просто изберете дата. Консултирайте се със семесйтвото си преди да поръчате нещо. Бъдете готови и гъвкави – определете като за начало няколко дати, тъй като много места, сватбени агенти и декоратори и екипи може да са заети, така че не се ограничавайте с една дата. Ако държите на по-специална дата , то тогава предвидете сватбата си по отрано и резервирайте екипите на които държите бързо!
След като имате вече определена дата изгответе груб списък с гостите , които искате да присъстват на Вашата сватба. Броят на Вашите гости ще е ориентировъчен, запомнете – повече гости –по-скъпа сватба (но пък по-весела), така че избирайте мъдро!

 

 

  1. Започнете с проучването

Това може да ви отнеме много време, но не се предавайте защото е едно от най-важните неща. Проучете добре ресторантите, местата за провеждане на тържества, екипите – фото, видео-оператори, DJ’s, сватбени агенции, декоратори, консултанти и др. Всеки доставчик се нуждае от проучване, това което е било добре за някой, не означава че ще е най-доброто и за Вас! Времето , което ще Ви отнеме да проучите всички опции, ще Ви спести пари и нерви на по-късен етап. Не правете компромиси при избора на доставчици , които ще работят за Вас – понякога привидно по-евтините услуги излизат по-скъпо и обратно.

 

  1. Не се ангажирайте с твърде много ‚DIY’ – Направи си сам неща

Да, вие сте интелигентни, умни, креативни и хитри, но времето Ви притиска. Ограничете ‚Направи си Сам‘ прокетите до минимум – тези , които са най-рентабилни или показателни или просто до тези , които Ви доставя удоволствие.

…така че мили бъдещи младоженци – НЕ се натоварвайте с излишни отрицателни емоции, оставете това на професионалистите! Няма да Ви излезе много по-евтино, ако го направите сами, но със сигурност ще Ви излязат нервите.

 

 

  1. Намерете Вашето място за Сватба

Да намерите правилното място за Вас е може би най-трудната стъпка в организирането на Сватбата. Много популярните места се резервират бързо, особено ако сватбата е събота. В нашият сайт , можете да откриете най-популярните МЕСТА ЗА ПРОВЕЖДАНЕ НА СВАТБЕНО ТЪРЖЕСТВО на морето около и в гр. Варна.
Опитайте се да мислите по-креативно, ако търсите нещо по-различно. Опциите върху които можете да помислите са следните:
Сватба в задния двор/градина – потърсете някоя зелена градина или можете да използвате собствения си двор (ако имате такъв). Такъв тип сватби са подходящи за по освободени хора, които не лежат на традиции и искат просто градинско парти. Бюджета , който трябва да предвидите за такъв тип сватба е за – Наем на градина; наем на оборудване – маси , столове, посуда, шатра; Наем на обслужващ персонал /ако е необходимо/.
Сватба на плажа – потърсете плаж на който можете да направите небрежно плажно сватбено тържество. Имайте предвид , че ако правите церемония в по-ранните часове, най-верочтно по снимките Ви ще присъстват плажанти по бански, зяпайки и снимайки сватбата Ви.
Сватбата на тези места може да бъде тип коктейл или вечерно парти или дори с мека мебел. Тогава може да поръчате кетъринг-хапки и напитки, но изришно подчертайто това във Вашите покани!
И все пак ако не откриете Вашето кретивно място, свържете се с нас, за да Ви помогнем да организирате перфектната си Сватба.

 

  1. Изберете Вашият сватбен консултант/Сватбена

 агенция/Декоратор

Разбира се всичко можете да свършите сами и да организирате Вашата сватба сами, но не забравяйте, че професионалистите Вече имат информация за всички – Фотографи, места, ДиДжеи, кетъринг фирми, флористи и др., имат необходимия опит , оборудване за украса и време , за да Ви помогнат при организирането на Вашият най-специален ден.
Ще разберете , че добрите организатори се резервират 5-10 месеца по-рано, така че това е един от първите доставчици, който трябва да изберете и резервирате. С какво ще Ви помогнат те – в зависимост от степента на ангажираност сватбената агенция може да Ви организира абсолютно цялата сватба от подбора на облекла до последния оглед на ресторанта за забравени вещи /Цялостна Организация/; може да ви помогне и консултира как сами да организирате сватбата си /Частична Организация/ или просто да украси, настани гостите, координира Вече организираната Сватба.

Ако се спрете на Сватбена агенция, която да организира Вашата сватба, не бързайте с резервирането на място, фото/видео-оператори и др. Оставете специалистите да се погрижат за подбора, оформянето на документите. По тази начин, те могат да Ви договорят най-добри условия за провеждане на тържеството, както и да облекчат бюджета Ви.

 

  1. Изберете вашите Фото/Видео-оператори, Dj-и или музиканти

Не правете компромиси при избора на тези лица. Снимките и видеото остават за цял живот – следете новостите и изберете най-качественото оборудване, дори и да е на висока цена! Спомняте ли си абитюрентския си бал? Може би повечето от Вас…немогат да си гледат видеото, тъй като е на ‚Видео Касетка‘, неможете дори да Шернете снимка от бала си, без да я сканирате ( колко досадно..).
Говорете с операторите дали могат да направят кратък ‚филм‘ от Вашата сватба , нещо като трейлър, който със сигурност ще остане един прекрасен спомен до края на живота Ви! Попитайте ги с каква техника разполагат и какво заснемане предлагат, каква обработка и всичко , за което се сетите.
За избора на Dj и музика ще трябва да помислите – дали искте само музика за вечерта, дали искате програма, специални гости /балети, фолклорни програми, анимации и др./, можете да се спрете и на група музиканти или певци.
Проучете добре музикантите дали отговарят на стилът Ви! Ако наемете просто някой DJ, който Ваши приятели са препоръчали, рискувате да слушате чалга , Шакира или Абба , а реално да сте фенове на Рок или RNB.
Не избирайте доставици с които не сте се виждали – личната среща е много важна при избора на лица, които ще прекарат цял ден с Вас.

 

  1. Изберете Вашата рокля /Минимум 2 месеца преди сватбата/

Тази стъпка е може би най-хубавата част от цялата Сватбена треска! Проверете в интернет тенденциите на сватбените рокли, все пак придържайте се към ‚модата‘, никоя булка не би желала шаферките й да са по-модерни от нея и то на ‚Големият ден‘. Разучете всички магазини за рокли във вашият град / ако пътувате, можете да посетите и други градове/, не се притеснявайте да пробвате МНОГО рокли. Булчинската рокля в повечето случаи се облича Веднъж, така че изберете ‚Вашата рокля‘ и не правете компромиси! Необходимостта от повече време идва от там, че почти във всички случаи роклите се нуждаят от корекция, което отнема около 1 месец /в салоните, които предлагат чуждестранни модели/. Уверете се , че материите и изработката са качествени, за да не се окажете с провиснала дантела по средата на тържеството си.
В тази стъпка можете да огледате и аксесоарите – обувки, клъч, було и др. Не бързайте с покупката на обувки – помислете добре, дали тези ‚Сватбени обувки‘, които предлагат в салоните са модерни и подходящи за Вас. По магазините или ако сте любител на интернет пазаруването има достатъчно модерни обувки в светли или пастелни цветове, които можете да купите. Разбира се – разтъпчете ги! Никой няма да Ви гледа подметките на сватбата, но само Вие ще си знаете‚ колко обиват ‚новите обувки‘, а в крайна сметка ще се цял ден и цяла вечер на крак.

 

  1. Кетъринг и напитки

Ако тържеството Ви се нуждае от кетъринг , потърсете и се спрете на кетъринг фирма. Обсъдете менюто и бюджета. Оставете те да ви предложат количеството храна, спрямо гостите. Попитайте ги за напитките дали могат да са на консигнация ‚Пито-платено‘. Попитайте ги също така за сервитьори, хостеси, готвачи на място. Те могат да Ви предложат хора на хонорари, които да работят за Вашата сватба и тъй като им плащате директно Вие – гарантирано обслужването ще бъде в пъти по-добро от обикновените ресторанти.

 

  1. Определяне на тема, стил, цветове 

Тази стъпка по принцип трябва да я обмислите, преди да резервирате мястото за провеждане на тържеството.
Много пъти се допуска грешка да се избира първо ресторанта (който е с червен килим и златни завеси), след което решавате , че искате украса в Цикламено или ярко зелено. В крайна сметка – не сте удовлетворени от резултата.
Нека поговорим за стила и темата. Поговорете с половинката си и помислете върху това, какви хобита имате, какво харесвате, обичате или ви отговаря на стила. Ако Вие сте фенове примерно на голфа или харесвате някоя марка кола, можете да потърсите голф-игрище или зелени поляни, където да проведете тържеството си. Като акценти можете да добавите подаръчета ‚голф-топчета‘ или ключодържатели ‚стикове‘.
Ако сте танцьори – можете да направите /заедно с вашите шафери и шаферки/ интересна хореография за преминаването по бялата пътека на церемонията или посрещането в ресторанта. Ако сте по традиционни или старомодни можете да заложите на някое местенце , което има ‚селски‘ полъх. Да присъстват буренца и щайги, като част от декора , да заложите на чайници, чинийки и чаши, бурканчета и др. вещи, които да напълните с градински цветя и да ги поставите по масите като украса. Тук не е задължително да се съчетават еднакви неща, само стилът трябва да бъде с един ‚дъх‘.
Това е само пример как да определите Вашият персонален ‚характер‘. Това е важна част от Сватбата, тъй като тя става уникална и всички биха я запомнили! Актуални цветове , комбинации за украса , и идеи за декор можете да прочетете в нашата секция ‚Блог‘ .

 

  1. Изготвяне на точен списък с гости и поръчка на Покани

Вече сте насясно с цените на кувертите, роклята и костюма, екипите и украсата, така че можете да направите точния списък с гостите, като прецените дали трябва да се съкрати списъка или можете да си позволите да добавите някого. Въпросник ‘КОГО ДА ПОКАНИМ НА СВАТБАТА’ , който ще Ви е от полза.
А от тук можете да изтеглите екселска таблица за ‘СПИСЪК С ГОСТИ’
, която е направена автоматично да пресмята броят на гостите Ви, както и да ги разпределите по масите, на по късен етап. Изберете Вашите кумове, шаферки , шафери , както и кой ще Ви поднесе халките. След като сте изготвили списъка, отделете двойките и семействата, които ще каните. По този начин ще можете да прецените колко покани ще Ви бъдат необходими, разбира се ако изберете да давата по една покана на двойка или семейство. Ако изберете този начин, не забравяйте да посочите имената, които са поканени.Направете отделни покани за Вашите кумове, шафери/ки, родители или други по-специални гости за Вас! Съчетайте поканите с идеята на цялата сватба – цветово и детайлно!
Ако държите на детайлите, попитайте Вашата сватбена агенция дали предлага изработка на покани, за да може всичко да е в стила. Поканите се изготвят доста по-рано от останалите детайли изработени от картон като ‚Менюта, номерации на маси, именца на гости, табло с разпределение, пръстени за салфетки и др.‘ Така че при всички условия по-добра идея е агентите да се заемат с това, за да предвидят и поръчат достатъчно картони и панделки, които ще са необходими и за ресторанта.
Не забравяйте да сложите координати за потвърждение; ‚Карта‘ на локацията, ако тя е непозната или отдалечена и информация за хотелско настаняване, ако има необходимост.
ТУК можете да разгледате нашите предложения за комплекти – сватбени покани, имена на гости, номерации, подаръчета и др.

 

  1. Уточняване на куверти, украси, оборудване под наем и поръчки

След като вече имате точен списък с гостите /който в последствие ще се промени +-10 човека/ в зависимост от потвържденията, можете да пристъпите към поръчките. Изберете Менюто /което по-рано сте дегустирали или , ако не сте го направете/ и поръчайте броя на кувертите. Изберете по-малката бройка. Все пак може да се добавят винаги допълнителни менюта. Изсчислете колко алкохолни напитки ще са Ви необходими за сватбата и какъв вид /според гостите/.
Оборудване под наем – вече сте наясно с бройката на гостите, така че можете да уточните и по-точна бройка която ще е необходима – столове, маси, калъфи, покривки, панделки и др. Изберете Вашето оборудване под наем
Определете броя на масите, разположението /искайте схема от ресторанта за разположението им/ и оставете място за дансинг. Разпределете гостите по маси. ‘Примерно Разпределение на гостите по маси’ Предвидете всички маси за гости, Вашата маса, масата за подаръци, масата за DJ-я, Кенди Бар-а, както и служебната маса. Служебната маса е важен елемент от сватбата – екипите , които работят за Вас стоят прави с часове /Фото, видео, Диджей, Сватбен агент, певци/, менютата на тази маса може да не са като на останалите гости, а да са съкратени, както и без алкохол!
Изберете и тортата /ако не е от ресторанта/. Поръчайте тортата с +10 парчета отгоре. Уточнете с ресторанта, кога ще я донесат и как точно ще я изнесат /на каква масичка, количка и т.н./.
Поръчайте на сватбената агенция или на флориста цветята – цветя за булчинската маса, за масите на гостите, за арката, Булчинския букет, бутониерите, букетите на шаферките, цветята за тортата и др.
Обадете се на всички лица и екипи, които ще работят за Вас на сватбата и потвърдете информацията като часове, бройки, локация и т.н. Ако имате специални хореограифии, запишете час за ‚Репетиции‘.
Обадете се на шаферите/ките и поговорете за техния аутфит, предложете им рокли/костюми, цветове и аскесоари според стила на сватбата. Измислете интересно шоу, което да направите заедно /от Вас зависи дали да поемите разходите за облеклата и аксесоарите/.
Следете бюджетния лист и съхранявайте бележките за платените неща.

 

  1. Моминско/Ергенско парти

След като приключите с тежките задачи, организирайте си моминско/ергенско парти! Помислете за място, което ще е само за Вас – наем на къща или екскурзия в друг град/държава. Направете го като парти , съчетайте го с релакс и СПА процедури. Не прекалявайте със своеволностите на тези партита, не водят до нищо положително.

 

  1. Enjoy the party!

Каквото и да правите с каквото и да сте се натоварили , ако Ви дотежи просто го забравете и се забавлявайте! Няма значение какво сте забравили или какво се е объркало, важното е купонът да тече, а вие да сте усмихнати!
Не позволявайте на планирането и организирането да Ви изпие. Подреждайте мислите си и правете нещата постепено, без напрежение. Плащайте своевременно и поетапно /това ще Ви улесни/.
Не забравяйте, че това е Вашият ден, може да отделяте много време да се опитвате да направите Вашите близки щастливи, особено Вашето семейство, НО това е Вашият ден!

И все пак , ако не искате на сватбата си да сте уморени – психически и физически, ако не искате да се натоварвате да се захващате с нещо толкова тежко като организирането на ‚Собствената си сватба‘ , се доверете на специалистите. Те са хората, които ще трябва да ‚мислят‘ за нещата около Вашата сватба и със сигурност няма да забравят нито един детайл!

 

Експресен Сватбен План
Организиране на Сватба за 2 месеца

 

1-ва седмица:

Среща с Вашият организатор – планувайте предварително

  • Запазете своята дата.
  • Определяне на бюджета.
  • Предложения за място за празненството, подходящи доставчици, DJ, фотографи и кола.
  • Изберете Вашите облекла, а също и на Вашите шаферки.
  • Харесайте покани.
  • Избери своят цветарски магазин.
  • Планувай своят меден месец, избери дестинация..*
  • Направете списък с гостите – ориентировъчен.
  • Можеш да разпространиш информация за твоето тържество, като си направиш собствена уеб страница. *
  • Оглед на ресторанти и градини;
  • Среща с различни доставчици и подизпълнители;

 

2-ра седмица:

Потвърдете услугите за приготовленията

Резервации

 

  • Избрали сте вече ресторант, доставчици, DJ, фото, видео и кола – прозвънете и резервирайте за определената дата;
  • Избрали сте покани – поръчайте ги;
  • Резервирай билети и хотелска стая за своят меден месец;
  • Избор на котюм за младоженеца.
  • Поръчайте роклята и костюма.
  • Изберете Вашите халки.
  • Изберете Вашата сватбена торта.
  • Запазете час в ритуална зала и Църквата
  • Направете списък с гости по маси.
  • Уверете се, че Вашата уеб страница съдържа цялата информация, което искате да достигне до Вашите гости.
  • Нека дамите изберат своето белъо
  • Погрижете се за външният си вид с разкрасяващи процедури.

 

3-та седмица:

  • Подгответе документите за ритуална зала /в нашият Списък необходими неща-Изтеглище откриете информация/
  • Изберете Вашите кумове.
  • Изберете подарък за кумовете си.
  • Изпрати поканите на гостите си.
  • Дискутирай прическата и грима с фризьор/гримьор (запазете час за пробно).
  • Обсъдете всеки детайл около менюто с кетъринг фирмата/ресторанта.
  • Определете разположението на масите в ресторанта – ‘Примерно Разпределение на гостите по маси’
  • Финализирай плановете за Вашият меден месец, включително паспорти, застраховки, ваканция, визи , чужди валути.
  • Подгответе се и за медения месец.
  • Пробен грим и прическа
  • Купи аксесоарите, включително булото, колието и обиците и др.

 

4-та седмица:

  • Обсъдете с Вашият организатор всичко , което сте направили досега;
  • Допълнете плана ако има нужда или го поправете;
  • Определяне на стайлинга на Вашето тържество;
  • Избор на цвят и украса;
  • Изберете бутониери, подаръчета за гости;
  • Потвърдете фотографа, цветята, подаръчетата, колата, DJ-я;
  • Разпределяне на разходите по пера;

 

5-та седмица:

 

7-ма седмица:

  • Време е за проба на роклята, проверете дали бельото е подходящо и удобно;
  • Купете подарък за кумовете;
  • Купете обувки и чанта;
  • Купете си гримове;
  • Последна проба за прическа и грим.
  • Проверете отново докъде сте стигнали с организацията

 

8-ма седмица:

  • Време е да вземете своята рокля, както и костюма за младоженеца;
  • Направете първи стъпки с Вашите обувки, за да се чувствате комфортно на тържеството.
  • Проверете отново организацията си.
  • Вашият организатор ще е изготвил схема за настаняване на гостите;
  • Вашият организатор ще е изготвил програма  за сватбеният ден;
  • Вашият организатор ще е измислил речта на кума и на родителите;
  • Вашият организатор ще е измислил ролята на шаферките.

 

Доуточняване на детайлите

  • Репетиция с Вас и Вашите шаферки, за да протече Вашият сватбен ден гладко.

 

Остава 1 ден до Сватбата:

  • Отидете заедно с кумата на маникюр и отпускащ масаж;
  • Вземете си релаксираща вана;
  • Легнете рано и се опитайте да поспите.

 

СВАТБЕНИЯТ ДЕН

  • Изяжте си закуската!
  • Отпуснете се докато Ви правят прическата и грима!
  • Отдайте се на купона!

 

Време е да си отдъхнете, а Вашите организатори ще украсят и декорират  ресторанта , ще подредят масите, ще направят табло за Вашите гости и ще ги настанят удобно и всичко за Вашето тържество!
По време на тържеството сватбеният агент ще координира всички външни услуги – фотограф, оператор, диджей. Агентът контролира и самото сервиране в ресторанта.